Documentación: su mejor protección

No importa cuánto tiempo usted ha estado en odontología, problemas de los empleados son una constante, y también lo es la necesidad de tratar con ellos con prontitud y de forma coherente. Pero hay un paso crucial que a menudo se omite o escatimado en el camino: la documentación.

Puede sonar como una obviedad, pero como un profesional de recursos humanos  he escuchado un montón de razones de los empresarios y gerentes de por qué el archivo personal de un empleado está vacío o contiene, notas obsoletos sólo vagas. Éstos son algunos de los más populares:

"Estoy demasiado ocupado para hacer el papeleo."
"Yo no quería herir sus sentimientos."
"Sólo hace enojar, no mejor."
"No me parece necesario en el momento."

La triste verdad del asunto es que ninguna de estas excusas le ayudará a la hora de defenderse contra el reclamo de un empleado y en el mundo demanda feliz de hoy, si no ha sido demandado, sin embargo, hay un tres de cada cinco oportunidad usted algún día.

Por lo tanto, si usted es un médico, propietario, gerente de la oficina, o líder del equipo, si usted está a cargo de los empleados, la calidad de sus asuntos de documentación. Es por eso que siempre estoy diciendo " Documento, Documento, Documento!"

Si usted necesita su documentación Hoy en día, ¿Qué tan bien serviría usted?

Imagina un juez oye evidencia en una demanda de despido injustificado que acaba de ser presentada en contra de su práctica. Y a pesar de que te despidan de su última persona de la recepción, Fred, a causa de sus problemas de asistencia constantes, dice que es porque acaba de cumplir 50. Es tu turno para prestar declaración. Que suena como una historia mejor para usted, "a" o "b"?

(A) "Le dije a Fred que había llegado tarde demasiado a menudo y yo estaba harto."
(B) "El 14 de mayo, Fred era tarde para la cuarta vez que el mes, llegando a las 08:35 en lugar de las 8 am. Le di una advertencia escrita final ".

No se pregunta, ¿verdad? No es sólo el papeleo cuando se tiene que convertir el archivo personal de un empleado a un abogado. La documentación es la única manera de probar que usted deja un empleado ir por una razón válida, legal -y no por un ilegal de una sola por lo que necesita para evitar la redacción vaga e incluir detalles específicos en su lugar.

La calidad de su documentación está en el corazón de la credibilidad profesional de su práctica. La persona que lee cualquier archivo en particular debe alejarse saber quién, qué, dónde, cuándo, cómo, y, lo más importante, los por qué detrás de cualquier gestión importante decisión-especialmente terminaciones.

Buenas notas son siempre:

• Legible
• Firmado
• Con fecha (tan pronto después del incidente como sea posible)
• Específico y,
• Apoyado

Cualquier cosa menos que eso y su documentación se convierte en el Anexo A para el demandante.

Su documentación puede ganar el pleito ... o costar miles

Recuerde, al documentar cualquier asunto empleado, desea proporcionar la mejor evidencia posible que sus decisiones de gestión eran legales, justos y apropiados, y que le dio al empleado una oportunidad razonable de auto-corrección. En otras palabras, no hay terminación debería ser una sorpresa o un misterio, incluso en un turno al indicarán! Cuanto más su documentación muestra sus esfuerzos para trabajar con el empleado, más justificado su decisión se verá a un juez o un jurado.


Como siempre, cada vez que estás en duda sobre una situación en particular, sobre todo si hay alguna condición de clase protegida involucrados, consulte con un experto. Si la terminación comienza a parecer probable, es necesario asegurarse de que el mantenimiento de registros ha sido exhaustivo y que sus políticas de atención es legalmente compatible, aplicados de manera consistente, y totalmente puesta al día para que apoye su decisión.

Fuente: The Dental Geek
Autor: Paul Edwards